اعلان توظيف فوري صادر عن منظمة الامم المتحدة للمرأة: فرص عمل – قدم الآن!
اعلان توظيف فوري صادر عن منظمة الامم المتحدة للمرأة: فرص عمل – قدم الآن!
اعلان توظيف فوري صادر عن منظمة الامم المتحدة للمرأة: فرص عمل – قدم الآن!
الواجبات والمسؤوليات
01-توفير الإدارة العامة ودعم العمليات للمكتب القطري في الأردن بما يتوافق مع قواعد وأنظمة وسياسات واستراتيجيات هيئة الأمم المتحدة للمرأة
- تنظيم الشحنات وترتيبات التخليص الجمركي وإعداد المستندات الخاصة بشحنات هيئة الأمم المتحدة للمرأة (المستلمة / المرسلة)؛
- ترتيب حجوزات السفر والفنادق، وإعداد تصاريح السفر، ومعالجة طلبات الحصول على التأشيرات وبدل الإقامة اليومي (DSA)، وبطاقات الهوية، وغيرها من المستندات؛
- تقديم الدعم الإداري للمؤتمرات وورش العمل والخلوات.
- تقديم الدعم الإداري لصيانة المباني والخدمات المشتركة، حسب الحاجة؛
- الحفاظ على نظام حفظ الملفات لضمان حفظ المواد السرية، حسب الضرورة.
- إدارة السائقين وجدول النقل.
- تتبع وتسجيل استخدام الوقود.
- معالجة كافة طلبات البروتوكول.
02-تنسيق وتنظيم إدارة الأصول وعمليات الشراء
- مراقبة وصيانة لوازم القرطاسية المكتبية بما في ذلك صيانة قائمة مخزون القرطاسية وتوزيع القرطاسية والاحتفاظ بسجل التوزيع؛
- فحص جميع الأصول الواردة (المعدات والأثاث والمخزون) والتحقق منها، وجدولة عمليات التسليم للمستخدمين؛
- جمع المعلومات عن الشحنات، وترتيبات التخليص الجمركي، وإعداد المستندات الخاصة بشحنات هيئة الأمم المتحدة للمرأة (المستلمة / المرسلة)؛
- إنشاء ملفات تعريف الموردين في Quantum
- الاحتفاظ بسجلات المخزون؛
- تقديم الدعم الإداري لعملية التحقق من المخزون المادي السنوي عن طريق التحقق من دقة السجلات وموقع الممتلكات؛
- إعداد أوامر الشراء؛ معالجة الفواتير المتعلقة بخدمات مباني المكاتب (المرافق والمقاولين)؛
- التنسيق مع إدارة المبنى في جميع جوانب صيانة المكاتب والاحتفاظ بسجل للأعمال المنجزة؛
- العمل كنقطة محورية لإدارة المرافق والإشراف على الخدمات التي يقدمها مقاولو الخدمة بشأن تنظيف وصيانة المساحات المكتبية
- معالجة طلبات الشراء الصغيرة حسب الضرورة.
- العمل كسكرتير للجنة مراجعة المشتريات المحلية.
03- تقديم الدعم الإداري لتنظيم اجتماعات وفرق CO
- إعداد مواد العرض التقديمي؛
- ترتيب الخدمات اللوجستية لاجتماعات CO، بما في ذلك حجز قاعات المؤتمرات، وترتيب تقديم الطعام، وتسهيل الوصول إلى المبنى للمشاركين في الاجتماع؛
- الانتهاء من المذكرات وقائمة المشاركين؛ وإرسال رسائل الدعوة وغيرها من الوثائق؛
- حضور الاجتماعات وإعداد المحاضر ومراقبة أنشطة المتابعة حسب الطلب.
04- تقديم الدعم الإداري لبناء المعرفة وتبادل المعرفة
- تقديم الدعم الإداري في تنظيم الدورات التدريبية لموظفي العمليات / المشاريع بشأن المسائل الإدارية ذات الصلة؛
- تجميع الدروس المستفادة وأفضل الممارسات في الإدارة والمشتريات والموارد البشرية.
الكفاءات
القيم الجوهرية:
- احترام التنوع
- نزاهة
- احترافية
الكفاءات الأساسية:
- الوعي والحساسية فيما يتعلق بقضايا النوع الاجتماعي
- مسئولية
- إبداع في حل المشاكل
- التواصل الفعال
- التعاون الشامل
- مشاركة أصحاب المصلحة
- القيادة بالقدوة
الكفاءات الوظيفية:
- القدرة على إدارة وتنفيذ العمليات والمعاملات الإدارية؛
- القدرة على أداء عمل ذي طبيعة سرية والتعامل مع حجم كبير من العمل؛
- معرفة قوية بالقواعد واللوائح الإدارية؛
- مهارات قوية في مجال تكنولوجيا المعلومات والإدارة على شبكة الإنترنت؛
- القدرة على استخراج وتفسير البيانات
المهارات والخبرة المطلوبة
التعليم والشهادة:
- يشترط إكمال التعليم الثانوي؛
- تعتبر درجة البكالوريوس في الأعمال أو الإدارة العامة أو المجالات ذات الصلة أحد الأصول.
خبرة:
- ما لا يقل عن 6 سنوات من الخبرة المسؤولة تدريجياً في الإدارة أو المشتريات أو الموارد البشرية أو خدمة الدعم اللوجستي.
- مطلوب خبرة في استخدام أجهزة الكمبيوتر وحزم البرامج المكتبية (MS Word، Excel، إلخ).
- من المستحسن الخبرة في استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الحديث القائم على الويب، ويفضل Oracle Cloud.
متطلبات اللغة:
- مطلوب الطلاقة في اللغة الإنجليزية والعربية
- من المستحسن معرفة لغة رسمية أخرى للأمم المتحدة
للانضمام إلى قناتنا عبر التليجرام المخصصة للوظائف – أضغط هنا
للانضمام إلى مجموعة الواتساب المعتمدة والخاصة بالوظائف الشاغرة – أضغط هنا
للانضمام إلى صفحتنا عبر الفيسبوك سِجلات الأردن للوظائف – أضغط هنا