كيف تنجز أكثر في وقت أقل؟

كيف تنجز أكثر في وقت اقل؟

يوجد فنون ومهارات لإدارة الوقت والتخطيط الفعال لذلك ويمكن إيجاز هذه الفنون وتلك المهارات في النقاط الرئيسية التالية:

أوّلاً خطط ليوم عملك:

من المتعارف عليه أنّ التخطيط الفعال للوقت يمثل العمود الفقري في إدارتك للوقت.

في

ما يلي مجموعة من الإرشادات التي يمكنها أن تساعدك على التخطيط لعملك اليومي، راجع هذه الإرشادات بدقة وحاول أن تدرب نفسك على ممارستها لأنّ الممارسة الفعلية هي السلاح الوحيد لإكتساب هذه المهارات وتلك الفنون.

1- فكِّر في خطة مستقبلية طويلة الأجل لنجاحك وضعها في شكل مكتوب، واعمل على مراجعة أهدافك بشكل دوري مع ملاحظة أن تكون هذه الأهداف محددة لإنجاز هذه الخطة.

2- ثبت الموعد اليومي لعمليات التخطيط التي تقوم بها، واستخدم هذا التوقيت في مراجعة ما تم إنجازه علاوة على تحديد ما يجب عمله للغد.

3- احتفظ بمفكرة واحدة تسجل بها مواعيدك حيث أنّ الإحتفاظ بأكثر من مفكرة أو جدول مواعيد عادة ما يخلق كثيراً من الإرتباك.

4- سجل بشكل واضح قائمة بما يجب عمله من واجبات يومية والمواعيد التي يجب عندها الإنتهاء من تلك الواجبات.

ثانياً: استخدم سلطة التفويض بكفاءة:

يُعد تفويض تنفيذ المهام إلى آخرين أحد العناصر الأساسية التي تقوم عليها العملية الإدارية طالما أردنا لها أن تتسم بالكفاءة والفعالية.

غير أنّ هذه المبررات لا أساس لها في معظم الحالات فكونك مديراً أو رجل أعمال أو أحد نجوم المجتمع يمكنك إنجاز الكثير من مهامك من خلال تفويض الآخرين في القيام بها.

قد تكون مفوضاً جيِّداً إذا كنت تؤمن بعكس الجمل التالية تماماً:

1- “أستطيع أن أنجز بنفسي بشكل أفضل مما ينجزه لي غيري”.

2- “قد لا يكون لديّ الثقة في الشخص المحدد لأداء العمل بدلاً مني”.

3ـ “هو نفسه لا يرغب في تكليفه بأي عمل إضافي”.

4ـ “لقد خيب ظني في المرة السابقة حينما أوكلت إليه مهمة ولست على استعداد لتكرار ذلك مرة أخرى”.

فيما يلي مجموعة من التوجيهات الخاصة لمساعدتك على إنفاق عملية تفويض السلطة وهي نصائح لرجال الأعمال ونجوم المجتمع.

أ‌ـ عليك بأن تفترض أنّ العاملين معك يرغبون في تحمل مسؤوليات إضافية وافترض أن لديهم رغبة عالية للتعلم، ولاحظ أنّ الإستثمار التدريبي قصير الأمد سيكون له ما يبرره من عوائد على المدى الطويل.

ب‌-لا تفوض أنشطة يمكنك الاستفادة منها أصلاً. فالقاعدة أنّه طالما أنّه ليست هناك حاجة إلى عمل مهام معينة فليس هناك حاجة أصلاً إلى تفويض تنفيذها للآخرين.

ت-شجِّع عملية التفويض وانشرها معطياً مرؤوسيك الخبرة والتدريب.

ث- بانتهاء تنفيذ المهام المفوضة لا تنسى تقديم الشكر لمن فوضته مع وعد على الاستمرار في تفويض مهام جديدة.

ثالثاً: التأجيل مضيعة للوقت:

لا للتأجيل والتسويف:

عادة ما يعرف التأجيل والتسويف على أساس أنّه نبتة ميتة أو تعود مُسبق على تأجيل الأعمال التي من الواجب أداؤها الآن إلى آجال معلومة أو غير مسمات.

هناك ثلاث توصيات مهمة من الضروري أن تأخذها في الإعتبار في عملك اليومي وهي:

1- عليك أن تميِّز بدقة بين القرارات المهمة التي ينبغي تأجيلها لوقت معلوم لمزيد من البحث والدراسة وبين القرار غير الرشيد أو غير المبرر.

2- عليك التعرف على الأسباب التي تدعوك إلى التسويف والتأجيل.

3- عليك التعرف على الإستراتيجيات المناسبة للتغلب على التأجيل أو التسويف.

يمكن قراءة المزيد من المقالات العامة والهادفة المختلفة من خلال الرابط التالي: https://jordanrec.com/archives/category/articles