كيف تكتب مراسلات إدارية؟
كيف تكتب مراسلات إدارية؟
المراسلات الإدارية
تعتبر المراسلات الإدارية من أهم الإجراءات الوظيفية في كافة أنواع المؤسسات والشركات.
إذ تعرف المراسلة لغة بأنها المكاتبة بين شخصين، أو أكثر من شخص في وقت واحد أما إداريا فهي وسيلة للربط بين الإدارات المختلفة والعاملين.
اما اصطلاحاً فتعرف المراسلة بأنها من أكثر وسائل الاتصال المباشرة فعاليّة واستخداما، والتي لا يمكن الاستغناء عنها.
ومن التعريفات الأُخرى للمراسلة هي طريقة تهدف إلى تحقيق التواصل بين الإدارة وكافة الأقسام في المنشأة. سواء أكانت هذه المراسلة مكتوبة ورقيا أو رقميّاً.
من الجوانب الفنيّة للمراسلات الإداريّة
الورق: يجب اختيار ورق ملائم لطبيعة الرسالة المرسلة، والتي تعكس درجة اهتمام الموظف أو المؤسسة بمدى رسمية المراسلة الإداريّة.
وهناك مواصفات قد ينصح أخذها في عين الاعتبار عند اختيار نوع الورق لكتابة أي رسالة إداريّة.
وهي:
اللون: يفضّل إستخدام الأوراق ذات اللون الأبيض؛ لأنه يعتبر من الألوان المناسبة لكتابة المراسلات الإدارية، فيوصف الأبيض بدرجة عالية من الرسمية.
النوع: يجب اختيار نوع ورق قوي، وناعم الملمس، ولا يتغير لونه إلى الأصف، كما وغير قابل للتلف بسهولة.
المقاس: هو الحجم الرسمي للورق الذي يستخدم عادة في كتابة المراسلات الإدارية، ويتم اختيار ورق بمقاس A4 دائماً.
المسافات: هي ما يترك من فراغات بين الكلمات أو الأسطر أو الفقرات، في حيث يعطي نص الرسالة مظهراً جماليا مقبولا ومناسباً.
الهوامش: هي المسافة بين حواف الورقة المستخدمة من جميع الجهات ونص الرسالة، ولها دور في المحافظة على محتوى الرسالة في حال تعرضت لأي نوع من أنواع التلف.
خصائص المراسلات الإدارية
يجب أن تتميز المراسلات الإدارية بمجموعة من الخصائص، والتي تساهم باستخدام الأسلوب الصحيح لكتابة الرسالة الإدارية.
كما إنها تترك أثراً إيجابياً عند القارئ، مما يسهل في فهم محتوى الرسالة بوضوح ودقة.
وفيما تتمثل خصائص الرسالة في الآتي:
الوضوح: هو اختيار كلمات سهلة وبسيطة دون تعقيد وغموض وتكرار. وحتى يتميز محتوى الرسالة في الوضوح يجب أن تكون الجمل والأفكار مترابطة ومتناسقة.
وذلك ليسهل على مستلم الرسالة فهم المعنى والمقصد منها.
تجنب الأخطاء: يقصد بذلك أن يحرص كاتب المراسلة الإدارية على تجنب أي خطأ في الكتابة.
وسواء أكان لغوياً أو نحوياً، لذلك يجب الحرص على قراءة الرسالة أكثر من مرة قبل إرسالها بشكل رسمي.
الاختصار: هو التركيز على الموضوع الرئيسي للرسالة، واختيار الكلمات والعبارات الأنسب بإيجاز دون إطالة أو إسهاب.
كما وتجنب التكرار والحشو الذي لا يضيف شيئاً لمحتوى الرّسالة.
قوة اللّغة: هي استخدام الكلمات التي تترك أثرا عند القارئ، مع ضرورة تجنُب الألفاظ الركيكة. أو تلك التي تحتمل أكثر من معنى وتفسير.
لطافة اللغة والتعبير: هي استخدام كافة العبارات والألقاب التي تدل على التقدير والاحترام المتبادَل بين كاتب الرّسالة والمتلقيّ.
كما ويتم استخدام كلمات اللطافة بناء على المستوى الوظيفيّ للمتلقي، مثل: حضرة أو معالي.
يمكن قراءة المزيد من المقالات العامة والهادفة المختلفة من خلال الضغط هنا
